週末にDevLOVE関西の「セルフ・タスクマネジメント」にいってきた。

http://devlove-kansai.doorkeeper.jp/events/2882

今回はセルフ・タスクマネジメントに関するワークショップということで、最近自分のタスク管理が上手くいてないなぁという感じがひどかったので、いっちょいってきました。

まずは、始めは簡単に説明があって、吉池さんによるワークショップ タスクマネジメントやってみよう!グループ分け 違う視点のおおいほうがいいでしょうということで、普段マネージメントしているかorされる側、かんばん経験ありorなしなどでわけて、視点の違うメンバーでチームをつくりました。

タスクマネジメントを体験してみようというワークショップなので、今回は以下のようなお題をもらって、チームでどんなタスクがあるかを、検討し、実際にタスク管理をしながら進めていく作業をしました。

お題; 海外に転勤する先輩二人に思い出に残るBBQを開催しよう

ーどんなバーベキューにするか

ーどういう風にすすめるか

ー何を大切にするか

はじめにどんなバーベキューにするかを決めて、各自付箋でタスク出しをし、後で他のチームのものも見ながら振り返りました。
ひと通りやってみて、僕らのチームは以下のような課題を感じました。

・終了条件が不明確だった

・曖昧なものを具体かすることを考えるタスクが必要

・粒度が大きすぎた

1度タスクを出しきった後で、以下のような事を意識して見直す必要がありましたね。

・タスクの粒度はどうか

・タスクの過不足はあるか

・終了条件は明確か?

・お題の達成いはできるのか

普段から、タスクの粒度や前後関係を仕事の場でしっかりと話ができているかを改めて感じさせられました。

 

その後は、中村さんと前川さんによるセッション

中村 洋さん ; 自分が思うセルフタスクマネージメントのこつ(みたいなの)

自分としては、良いタスクの条件についての話がよかった。

良いタスクとは、Goalが明確であること Doneの定義(Defiition Done)

すくらむでいうINVEST は、良い要求定義、良いタスクにも通じるようです。

Independent ー>独立したタスクであること

Negotiable ー> 交渉しやすいこと、対話をひきだす。交渉の余地のあるもの

Valuable ー> ユーザー価値を提供する 何のためかが明確

Estimableー> 見積もれること

Smallー>ちいさい 把握可能な範囲

Testableー>テスト可能であること Doneの定義を確認することができること

 

良いタスクにするポイント

ー>タスクを分割し、見えやすくする

ー>大きいと不安で進捗がわかりづらくなる

中村さんは、 2時間から4時間くらいの粒度にしているそう。

注意点として、1点見積りをしないー>A機能で2日とかせず、BestとWorstの幅も意識。

予実の原因把握もすることで、見積もりの調整が可能になる。

タスクをTODO,Doing,Doneとしてカンバン管理するにしても、

・ToDoにもっていける状態なのかどうかを確認する

・わかった気になってToDoにしない →厳しく質問をしてしっかりと確認する。→タフクエスチョン

なぜするのか、どうやってするのかを理解しなければいけない。

わからないことがあると、見積もりの幅は広く、荒くなる。

不確実性のコーンの右側へいけるように、質問をくりかえして、見積もりの精度をあげていくタフクエスチョンが大事ですね。

他にも、タスクをこなすTipsとして、

・タイムボックスを意識→何時間も集中できない。これまでできていないものが急にできるようにはならない。ペースを掴み見通しをたてる。

・マルチタスクのワナ→仕掛りを増やさない。多くても二つ。おねがいしてタスクの線をn本にする→人にお願いできるものを先にする

注意)ほわっとした投げ方をすると、問い合わせや手戻りでリソースがかかる→タスクの実行に必要な情報をまとめているとよい

・タスクのグルーピング→家でしかできないもの、会社でしかできないものわけて、今できるものをしっかりと行う

・優先順位付け→緊急と重要の2軸でわけておくのは基本だが、その中でも、優先度ではなく、優先「順」必ず番号を!

・IceboxとTodo ToDoの数は減らすー>ある期間のあいだで把握できるはんい

Iceboxー>ある期間以降に見直してToDo化を検討できるもの

最後は、タスクをこなす心がけ

できなくてもOK →ToDoにしてて終わらなくてもOK、自分を追い込まない

書き出しておく→安心感 頭をからっぽにする タスクの並び替えが可能に

自分の調子と相談→無理な時にはすっぱり諦める。日によってパフォーマンスが違うのは当然
でも、良いプレーヤーは不調な時期が短い。調子をあげるスイッチをもとう。

 

つづいて、前川さん@Posaune

僕の屍をこえていけ 失敗だらけのタスク管理戦記

こちらは、どうやったらうまくいくじゃなくて、いろんな方法があるよの話でした。

前川さんが紹介していた方法

Excelでwbsっぽいものを作成

パーソナルタスクカンバン

GTD(+R)

ポモドーロ

看板+ポモドーロ   タスクはかんばん。みつもりはカンバンで、時間単位をポモドーロ

等など、それぞれのツールの事を紹介してくれました。

どのツールにも良い点、悪い点があり、教科書通りの使い方には限界があって自分なりにためして、変えていくことがいいと言われてました。

前川さんは現在、看板2枚で、

・TODO、Should、Feature の1枚と

・WeeklyのASAP、Today、Inbox(どうするかまよってるのの置き場)

で運用されているそう。

物理的に各領域における量を制限するとかは一つのTipsでしたね。

ASAPまではざっくりでも、Todayにはいったら分けるってありですね。

かんばんでの見える化、gtdの優先度、タスクを作業直前でバラす手軽さはいいな。

そして、日々の振り返りは重要。しっかりと振り返って、自分の肌に合う手法を見つけてもらえればOK

 

チームでの振り返り

ワークやっての気づきから、明日からのタスクマネージメントをよりよくする3つのキーワードを決めるということで

ー 完了条件をしっかり定義する

ー タスクごとに優先順位と前後関係を決める

ー TODO、Doingに入れる時、タスクの粒度を見直す

をチームでキーワードとしました。

感想

よくわからない仕事をうけて、粒度整理できてないことが最近多かったなぁ

タスクにたいする見積もりをさぼっていたなぁ

完了条件が明示できていなかった

TODOとDoingをわけれてなかったな

ASAPとTodayをわけるのはよさそう

TODOは担当をわけない。Doingになってからわける

アイスボックスにいれて忘れておいて見直すことも必要

 

最後に、言われていた、「楽しかった、良かったよりも、役に立ったという感想をお待ちしてます。」

結構これが響いた。

ので、月曜日から会社のTodayとPending、Doneだったタスクボードを、Todo,Doing,Doneにわけて、ホワイトボード反面だったのを全面にかえてみた。色々と運用してみて、役に立った報告をしたいなぁ。